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采购，是指购买物资(或接受劳务)及支付款项等相关活动。按照请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等规定的程序办理采购业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单或采购合同协议、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。
建立采购业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。
为实现采购与付款业务内部会计控制目标，建立以请购单、合同、验收单、入库单等结算凭证为载体的业务记录控制系统。
1.采购活动中的主要风险
(1)采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致企业生产停滞或资源浪费。
(2)供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。
(3)采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。
2.购买环节的关键控制点及控制措施
(1)建立采购申请制度，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。
(2)按照预算执行进度办理请购手续。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。
(3)建立科学的供应商评估和准入制度，确定合格供应商清单，与选定的供应商签订质量保证协议。
(4)根据市场情况和采购计划，采取招标采购、询价或定向采购、直接购买等方式，合理选择采购方式。
(5)合理确定采购价格。建立采购定价机制，采取协议采购、招标采购、谈判采购、询比价采购等多种方式。
(6)按照规定权限签订采购合同。根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况拟订采购合同，明确双方权利、义务和违约责任。
(7)建立严格的采购验收制度，确定检验方式，由专门的验收机构或验收人员对购买物资(劳务)进行验收，出具验收证明。发现异常情况，及时报告，及时处理。
(8)加强物资采购供应过程的管理，做好采购业务各环节的记录，确保采购业务的可追溯性。及时跟踪合同履行情况，对异常情况，出具书面报告并及时提出解决方案。
3.付款环节的关键控制点及控制措施
(1)票据、单证与合同审核。
(2)加强预付账款和定金的管理，定期追踪核查大额或长期的预付款项，发现有疑问的及时采取措施。
(3)加强对采购活动的会计系统控制，详细记录供应商情况、请购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、商业票据、款项支付等情况，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。企业应当指定专人函证往来款项。
(4)建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定，并在与供应商的合同中明确退货事宜，及时收回退货货款。
采购业务不相容岗位至少包括：
(1)请购与审批。使用部门根据其需要提出申请，分管采购工作的负责人进行审批。
(2)供应商的选择与审批。采购部门和相关部门共同参与询价程序并确定供应商，决定供应商的人员不能同时负责审批。
(3)采购合同协议的拟订、审核与审批。采购部门下订单或起草购货合同并经授权部门或人员审核、审批。
(4)采购、验收与相关记录。企业采购、验收与会计记录工作职务应当分离。
(5)付款的申请、审批与执行。企业付款的审批人与付款的执行人职务应当分离。
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